Private Nutzung von E-Mail- und Internetdiensten am Arbeitsplatz

Heikles Thema für alle Arbeitgeber! In vielen Fällen sind gelegentliche private E-Mails oder kurze private Ausflüge ins Internet am Arbeitsplatz gängige Praxis.

Hatte einer unserer Professoren noch im Jahr 2001 seine ernsthaften Zweifel gelehrt, dass sich das Internet etablieren könnte, ist es heute mit seinen vielfältigen Diensten und Möglichkeiten beinahe so normal wie Telefon, Fernseher und Automobil.
Neue Techniken, neue Chancen, neue Wege, Barrierefreiheit bezüglich sprachlicher und geografischer Grenzen – bei aller Freiheit und Vielfalt gibt es auch für diesen Bereich Regeln, die zum Ziel haben, die Privatsphäre und Selbstbestimmung des Einzelnen Benutzers schützen zu helfen, wo er oder się es nicht ausreichend selbst kann. Die private Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz ist hier ein spannender Grenzfall, denn eine rechtlich einwandfreie Lösung ist derzeit noch nicht gefunden. Trotzdem – oder gerade deshalb – ist es wichtig, dass Arbeitgeber genauso wie die Beschäftigten über die Gefahren, das Haftungsrisiko und wie man diese wirksam vermeiden kann, Bescheid wissen.

Ausgangssituation
Man denke an einen durchschnittlichen Betrieb im Mittelstand. Es werden personenbezogene Daten verarbeitet, daher ist die Firma verpflichtet, mit entsprechenden Maßnahmen ein angemessenes Datenschutzniveau zu leben. Den Beschäftigten des Unternehmens – oder einer anderen Einrichtung (Der Einfachheit halber wird der Begriff Unternehmen pseudonym verwendet für alle Stellen, die auf Grund der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zum Datenschutz nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet sind.) – wird der Zugang zum Internet und ein personalisierter geschäftlicher E-Mail-Account als Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt. Bisher ist die private Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz nach Aussagen von Mitarbeitern geduldet, d. h. es wurde weder ein Verbot ausgesprochen, noch ist die generelle Erlaubnis dazu in irgendeiner formellen Weise klar definiert.
Ziel ist es, eine einheitliche Regelung der privaten Nutzung dieser elektronischen Kommunikationsdienste festzuschreiben. Warum dies dringend erforderlich ist, wird dieser Artikel im Weiteren darlegen.
Wir gehen bei der weiteren Betrachtung von zwei Prämissen aus:

• Für die gelegentliche private elektronische Korrespondenz benutzt der Mitarbeiter das geschäftliche auf den Namen des Mitarbeiters benannte E-Mail-Konto und das zugehörige Postfach, das zu seinem Arbeitsplatz gehört;

• Personalisierte E-Mails enthalten personenbezogene Daten bzw. sind das per se.

(Rechts)Grundlagen zum Thema
Der Schlüssel für das Bedürfnis, eine vertragsähnliche Regelung der Privatnutzung zu schaffen, entspringt unter anderem folgenden Überlegungen aus dem Gesetz.
Personenbezogene Daten in E-Mailund Internetnutzung
Generell gibt es einige interessante Aspekte, wenn man genauer hinsieht, hier die wichtigsten:
 

• Die Tatsache der Bereitstellung von Internetdiensten und der Onlineverbindung macht den Arbeitgeber zum Teledienste- bzw. Telekomm unikationsdienstleister. Je nach der konkreten Ausgestaltung der Nutzungsmöglichkeiten sind die Vorschriften des Telemediengesetzes (TMG) für den inhaltlichen, des Tele kommunikationsgesetzes (TKG) für den technischen Schwerpunkt sowie generell des Bundesdatenschutzge setzes (BDSG) zu beachten. Bei der Beurteilung, ob und inwieweit der Arbeitgeber die Beschäftigten anhand der Verbindungs- und Nutzungsdaten kontrollieren und überwachen darf, ist es von Bedeutung, ob den Angestellten neben der dienstlichen auch die private Nutzung des Internet am Arbeitsplatz gestattet wird. Abhängig davon finden die allgemeinen oder die bereits angesprochenen Datenschutzregelungen im Bereich der Tele- und Telekommunikationsdienste Anwendung;

• Die Behandlung personalisierter Werbebotschaften (Spam) ist ein weiterer spannender Punkt, da personalisierte E-Mails an den Adressaten ausgeliefert werden müssen. Man muss bei der Spamabwehr als Arbeitgeber daher sehr genau hinsehen, an welcher Stelle man die elektronische Werbeflut beeinflusst. Da viele Lösungen, die man hierfür kaufen kann, nicht die Anforderungen des gesetzlichen Datenschutzes berücksichtigt haben, sollte man bei einer Anschaffung in jedem Fall genauer hinsehen.

Diese beiden eben genannten Punkte sind für sich einen eigenen Artikel wert und werden der Übersicht halber in diesem Artikel nicht weiter berücksichtigt. Wir wenden uns den (noch) schwerwiegenderen Punkten zu, der privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz, wie unter 1. bei den Prämissen schon genauer erläutert.........